AÑO NACIONAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL

Para : Lic. Víctor Soto Talavera
Director Administrativo y Financiero

De : Lic. Guillermo Martínez
Auditor Interno

Asunto : Procedimiento de Compras

Fecha : 18 de noviembre, 2004

El Estado Dominicano, del cual el CEI-RD forma parte, está dirigido en la parte administrativa y financiera por las normas y procedimientos de contabilidad y auditoria que dicta la Contraloría General de la República, las cuales deben ser cumplidas y respetadas por todos los estamentos administrativo y financieros que conforman la administración del Estado.

La no observancia de estas normas y procedimientos, conlleva sanciones que implican hasta la suspensión de la entrega de los libramientos de los desembolsos asignados a esta dependencia, así como de su información al jefe del Estado.

Le presentamos para su conocimiento y fines de lugar, el manual de normas y procedimientos que deberá regir en el proceso de compras de la institución.

Normas Generales de Compras:  

  1. Todas las solicitudes de compras deberán realizarse mediante oficio dirigido al Encargado de Servicios Generales por los encargados de las diferentes gerencias y departamentos que comprendan el CEI-RD, vía la Dirección Administrativa y Financiera, cuando sea necesario en función del organigrama vigente.

  2. El Director Administrativo y Financiero será el responsable de la aprobación de las ordenes de compra, hasta un tope que deberá ser discutido con el Director General.

  3. Todas las ordenes de compras deberán ser firmadas y selladas por el Director Administrativo y Financiero y el Encargado de Servicios Generales, y aprobadas por el Director General cuando excedan los Diez Mil pesos (10,000.00).

  4. Todos los suplidores que despachan bienes o servicios a la institución deberán estar al día con sus obligaciones fiscales y de la seguridad social, y deberán depositar un certificación demostrativa de ello en la tesorería del CEI-RD, la cual deberá ser anexada a cada solicitud de pago.

  5. El Departamento de Auditoria Interna no refrendará el pago de cheques que no cumplan con este requisito.

  6. Todas las ordenes de compras deben estar Pre-Numeradas.

  7. Las Devoluciones sobre compras deben ser controladas y asegurarnos que el proveedor reciba el cargo correspondiente.

  8. La recepción de las compras debe ser realizada por un personal especializado, independiente del que compra los artículos y del que mantiene la existencia.

  9. Toda orden de compra deberá tener tres (3) cotizaciones y en caso de que un bien o servicio sea distribuido o realizado por un solo suplidor, esto deberá hacerse constar mediante nota explicativa en la orden de compra.

  10. Deberá establecerse un sistema de mínimo y máximo en cada renglón de compras.

  11. Ninguna compra deberá realizarse hasta que la existencia correspondiente no alcance el punto mínimo fijado.

  12. Debe verificarse que se compren los materiales que se necesiten y en cantidad y calidad deseada.

  13. Debe prepararse un reglamento de compras que contenga todos los aspectos relativos al proceso.

  14. Se debe verificar que los precios de compras son los mejores que se pueden obtener razonablemente en el mercado.

  15. Se debe verificar que los materiales y servicios que se compran sean usados en necesidades reales de la institución.

  16. Se debe verificar que los materiales equipos y servicios comprados han sido recibidos a satisfacción y cumplen con los requisitos fijados previamente.

  17. Toda orden de compra debe estar amparada en una requisición o pedido originado en un departamento diferente al que ejecuta la compra.

  18. Las cotizaciones de los proveedores deben de estar selladas y firmadas por la casa proveedora y la persona que la cotiza.

  19. Toda orden de compra deberá especificar claramente:
    1. Datos relativos al proveedor
    2. Especificaciones generales de los artículos a comprar con descripción y referencia, lo más completa posible
    3. Condiciones en que se ejecuta la compra
    4. Forma y fecha de pago
    5. Lugar y fecha de entrega de la mercancía
  20. El Departamento de Auditoria Interna deberá revisar y refrendar todas las ordenes de compras, previo a su ejecución.

Atentamente
GM
cs